Administrativ leder

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video:

Om stillingen

Ved Institutt for geovitenskap (IGV) søker vi en engasjert og motivert person til 100 % stilling som administrativ leder. 

Vi tilbyr en utfordrende og utviklende stilling i et godt arbeidsmiljø preget av mangfold, dynamikk og kompetanse. 

Stillingen som administrativ leder er en viktig rolle, og innebærer ledelse, strategisk arbeid, driftsoppgaver og oppfølging av instituttets økonomi. Administrativ leder er ansvarlig for instituttets tekniske og administrative ansatte (for tiden 25 personer), samt andre oppgaver delegert fra instituttleder. Det tekniske og administrative personalet har arbeidsoppgaver innen studieadministrasjon, forskningsadministrasjon, HR, økonomi, IT, kommunikasjon og laboratoriedrift. Administrativ leder har utviklingsansvaret for tekniske og administrative ansatte, samt utvikling av arbeidsmiljøet (HMS). Administrativ leder skal ha ansvar for budsjettering, oppfølgning og rapportering av instituttets totaløkonomi. Stillingsinnehaver må ha god oversikt over instituttets virksomhet, aktiviteter og forpliktelser, og gjennom dette bidra til strategisk utvikling. 

Institutt for geovitenskap (IGV) er en faglig sterk, og internasjonal arbeidsplass med ca. 120 ansatte fra mer enn 40 nasjoner, som sammen driver banebrytende forskning og utdanning innen jordas geologiske ressurser. Instituttet utdanner master- og PhD-kandidater innen en rekke aspekter av anvendt geovitenskap, som mineralutvinning, petroleum og anleggsgeologi. IGV er ett av åtte institutt som er organisert under Fakultet for ingeniørvitenskap. Arbeidssted for stillingen er Trondheim. 

Stillingen som administrativ leder inngår i instituttets ledergruppe og nærmeste leder er instituttleder.

Hva går jobben ut på?

• Personal- og arbeidsledelse for instituttets tekniske og administrative ansatte 
• Ansvarlig for drift og kontinuerlig utvikling av instituttets administrative tjenester samt koordinering av laboratoriedriften
•  Virksomhetsstyring gjennom plan, -budsjett, rapportering og oppfølgingsarbeid av instituttets totaløkonomi 
• Lederstøtte til instituttleder, inkl. operasjonalisering av instituttets mål og strategier 
• Utvikling av organisasjonskultur og arbeidsmiljø 
• Bidra til samhandling med andre institutter, fakultetsadministrasjonen, fellesadministrasjonen ved NTNU og eksterne samarbeidspartnere 
• Representere instituttet i relevante nettverk og utvalg, internt og eksternt

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

• Relevant utdanning tilsvarende bachelorgrad f.eks. innen ledelse, økonomi eller offentlig administrasjon (omfattende og særlig relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet) 
• Dokumentert erfaring med personalledelse 
• Erfaring med strategiarbeid og iverksetting av tiltak 
• Erfaring med økonomiarbeid og virksomhetsstyring 
• God relevant digital kompetanse 
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne i norsk og engelsk

Det en fordel at du har

• Ledererfaring fra en kunnskapsorganisasjon eller annen større organisasjon 
• Kjennskap til lov- og avtaleverk innen universitets- og høyskolesektoren 
• Erfaring med HR-prosesser inkludert rekruttering og medarbeideroppfølging 
• Kjennskap til drift og koordinering av lab

Personlige egenskaper 

• Gode kommunikasjonsevner 
• God organisasjonsforståelse 
• Gode leder- og samarbeidsegenskaper, med evne til å engasjere, motivere og lede ulike medarbeidere 
• Analytisk og strategisk 
• Strukturert og planmessig, med evne til å prioritere, koordinere og delegere 
• Selvstendig, trygg og tydelig i lederrollen, med pågangsmot og evne til å håndtere krevende perioder

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Hvorfor skal du velge oss? 

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden. 
• Gode muligheter for kompetanseutvikling og karrierebygging. 
• Ordninger for balanse mellom jobb og fritid, bl.a. fleksibel arbeidstid, sommertid medio mai til medio september og mulighet for trening i arbeidstiden.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse. 
• Moderne arbeidsverktøy og tilgang til et bredt faglig nettverk. 
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø. 
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling. 

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.  

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du lønnes etter avtale avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis. 

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer imøtekommer utlysningen
• CV
• Vitnemål 
• Ev. relevante attester

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. 

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon. Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen, kan du ta kontakt med Kurt Aasly, tlf: 93 44 35 11, e-post: kurt.aasly@ntnu.no. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen, kan du ta kontakt med Amalie Nyeng, e-post: amalie.nyeng@ntnu.no.

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 17.05.2026